对于计划中途录用外国人员工的日本企业而言，签证相关手续是合规用工的核心环节。若手续处理不当，不仅可能影响员工入职进度，还可能给企业带来合规风险。以下为大家梳理中途录用外国人员工的关键手续流程，帮企业高效完成办理。
.jpg)
第一步：先做“签证-工作匹配度”核查，这是所有手续的前提
在启动录用流程前，企业需优先核实拟录用外国人当前所持的在留签证种类，与本次录用的实际工作内容是否匹配。
比如，员工持“技术·人文知识·国际业务”签证，若录用后从事的是翻译、企划等符合该签证范畴的工作，即为匹配；若录用后从事的是与签证类型不符的体力劳动或其他非许可业务，则为不匹配。后续所有手续，均需根据“匹配”与“不匹配”两种结果分类办理。
二、分场景处理：两类情况的具体手续流程
场景1：签证种类与工作内容一致——2种可选操作方式
若核查后确认员工现有签证与新工作内容相符，企业可根据实际需求，任选以下两种方式完成手续：
1. 申请“就业资格证明书”
向日本入国管理局提交申请，为员工获取就业资格证明，明确其在本企业工作的合法性，适合希望快速完成手续、确保用工合规的企业。
2. 借签证更新节点提交说明
无需单独申请证明，待员工原有签证到期需更新时，企业向入国管理局提交《员工职务内容说明》《企业用工状况说明》等材料，说明员工在本企业的具体工作内容与岗位匹配性，同步完成签证更新与用工合规确认。
场景2：签证种类与工作内容不一致——需办“在留资格变更许可申请”
若员工现有签证与新工作内容不匹配（如持“留学”签证想转为正式工作，或持“特定技能1号”签证想更换为“技术·人文知识·国际业务”签证），企业必须协助员工向入国管理局申请“在留资格变更许可”。
申请时需提交企业营业执照、录用通知书、新岗位说明书、员工现有签证等材料，待入国管理局审核通过、员工获取新的在留资格后，方可正式入职，避免“非法用工”风险。
.jpg)
最后提醒
中途录用外国人员工时，“合规优先”是核心原则。建议企业在核查签证时，仔细核对员工签证的有效期、许可业务范围，必要时可咨询入国管理局或专业行政书士，确保手续流程无误，让员工顺利入职，企业合规用工。
